Att välja leverantör till kontoret kan vara svårt. Ska vi ha en helhetslösning som tar hand om så mycket som möjligt – eller behöver vi partners med expertkompetens på unika områden? Här är olika för- och nackdelar med båda alternativen!
På större arbetsplatser krävs många olika typer av tjänster; allt från IT-tjänster och kontorsmaterial till fika, städning och catering. Det är entrémattor som ska bytas ut, växter som ska vattnas, samt skrivare, kopiatorer och andra maskiner som ska servas. Vitt spridda produkter och tjänster som ofta kräver helt olika expertis – och där även leverantörerna skiljer sig åt, beroende på vad ni prioriterar i ert företag.
Specialist – en leverantör med expertis och högre kvalitet
En specialist är ofta specialist av en anledning – de är helt enkelt bäst på vad de gör! I många fall är det en kombination av unikt intresse samt en stor vilja och drivkraft att leverera god service. Tack vare deras intresse kring produkterna och tjänsterna så håller sig specialisterna uppdaterade kring trender och efterfrågan på marknaden – för att hela tiden kunna förbättra och förfina sin lösning till dig. Kvalitén står i fokus hos en specialist, vilket du också bör vara beredd att betala för. En leverantör med inriktning på kvalitet inom ett specifikt område, oavsett om det är fikapausen, städning eller snittblommor, har oftast en dyrare tjänst att upprätthålla – vilket gör att de inte kan konkurrera med priset i din upphandling eller vara ett budgetalternativ. Samtidigt kan du vara trygg med att tjänsten, servicen och kompetensen hos leverantören är så bra den bara kan bli.
Lästips: Därför kommer bra kontorsservice att lyfta hela ert företag
Som Office Manager har du ofta ett stort ansvar att få till bra avtal när det gäller olika kontorslösningar, och det finns mycket att ta hänsyn till. Inte minst i snabbväxande företag finns stora behov av att värna om medarbetarna, konkurrera om talanger på marknaden, och att utveckla både verksamheten och arbetsplatsen i enlighet med den attraktiva arbetsgivare ni vill vara. Det är här, mitt i den accelererande miljön, som du får allra störst nytta av en specialistleverantör. De gör en noggrann behovsanalys från början, noterar de små detaljerna, och hjälper dig att ha koll på sådant du själv inte visste att du behövde tänka på. Du får helt enkelt en trygg och professionell expert som du kan överlåta ansvaret på i större utsträckning.
Helhetsleverantör – en och samma kontaktyta gör det enklare
Med en leverantör som har valt att samla många olika tjänster under ett och samma tak finns det ofta stora fördelar att hämta för riktigt stora företag. Här finns sälla lika stort svängrum som på mindre företag, och det är högt prioriterat att hålla ned både antalet leverantörer, fakturor och kostnader. På arbetsplatser runt 500 medarbetare och uppåt finns det ofta upphandlingskrav som måste mötas priseffektivt, vilket gör att en helhetslösning kan vara ett bra alternativ.
Det främsta argumentet för dessa leverantörer är att de kan ta hand om allting till ett kontor – oavsett om det är kaffemaskiner, fruktkorgar, skrivare, växter eller receptionsbemanning. Tjänsterna kan vara spridda – men den främsta fördelen är att du kan få en enda faktura på hela servicelösningen, och en enda kontaktperson hos leverantören. Ju fler delar du inbegriper i helhetslösningen till kontoret, desto större är chansen att du även kan få ner leverantörens pris. Därför är en helhetslösning ofta kostnadseffektivt, och underlättar hanteringen för er ekonomiavdelning.
Samtidigt består nackdelarna med en helhetsleverantör i att de besitter lägre kunskap om respektive område, och att de ofta har andra underleverantörer som sköter de olika tjänsterna. Detta innebär att det trots allt inte är ett och samma företag som binder ihop hela servicen till ditt företag, även om fakturan kommer från ett och samma ställe. Viktigt att komma ihåg är därför att om problem uppstår med någon enskild tjänst, så kan det hela bli mer svårhanterligt, eftersom den du kontaktar sannolikt inte är en expert.
När du väljer en helhetsleverantör som jobbar tillsammans med underleverantörer istället för att äga hela tjänsten själv, så blir det också fler utomstående människor som vistas i era lokaler. Den ena kommer för att ta hand om kaffemaskinen, en annan hanterar frukten och en tredje budfirma levererar skafferiprodukterna – vilket lätt kan kännas opersonligt. Ofta måste du också göra en kompromiss mellan kvalitet och kostnad när du väljer en helhetsleverantör. Om priset är den avgörande faktorn så måste du vara beredd på att du inte får samma expertkunskap inom samtliga områden. Du får helt enkelt vad du betalar för.
Ditt syfte är ofta avgörande för valet
Den enskilt största skillnaden mellan att välja en helhetsleverantör eller en specialist handlar om kvalitén. Antingen får du någon som levererar någorlunda på allt, eller någon som faktiskt är bäst i klassen på sin enskilda del.
Fundera också på valet av storlek på er blivande leverantör. Vill ni vara en stor eller liten kund till dem? Vill du jobba med en riktigt stor leverantör där du får en prispressad standardlösning och blir ett kundnummer i mängden? Eller vill du hellre samarbeta med ett lite mindre företag, som har möjlighet att leverera en flexibel och personlig lösning där du som kund värdesätts riktigt högt?
Ett tips till dig som Office Manager är att utgå från ditt eget uppdrag – hur mycket tid har du om dagarna, hur mycket budget finns det, och vad är det viktigaste syftet med din roll? Om din uppgift är att utveckla, förnya och förbättra kommer du troligen ha stor nytta av en specialist som kan avlasta dig i vardagen, och hjälpa dig att utveckla er arbetsplats. Om det allra viktigaste istället är att få lägsta möjliga pris så kommer du säkerligen att kunna spara några kronor genom att välja en helhetsleverantör.
Tips till Office Managern som ska välja leverantör: Så får du ledningen att lyssna lite extra på dig!