Office Manager: här är nyckelpersonerna du behöver inför kontorsflytten!

Kontorsflytt

Inför en kontorsflytt krävs att flera olika kompetenser är inblandade för att projektet ska gå smidigt och utan komplikationer. Här listar vi de nyckelpersoner du som Office Manager inte kan vara utan inför ert flyttprojekt!

Ingen flytt är den andra lik

Även om du har varit med om att flytta ett kontor förr och upplever att du har stenkoll på hela processens gång så är det viktigt att vara medveten om att det sällan blir exakt som du förväntat dig – trots planering! Ibland är det alldeles för många inblandade, och ibland för få. Vanligast är dock att personer från flera olika håll är involverade i en företagsflytt – både internt ansvariga och externa projektledare, leverantörer och partners. Du har nytta av samtliga!

Få koll från början: Så genomför du kontorsflytten smidigt och inom planerad tidsram

5 roller och grupper som är nödvändiga i flyttprojektet

Internt ansvarig

Som Office Manager blir du vanligen den dedikerade person internt som sköter själva flyttprojektet ihop med en konsult utifrån. Rollen som internt ansvarig kan ibland också tillfalla exempelvis en facility manager, HR- eller ekonomiansvarig – någon som bevarar företagets interna intressen i flytten.

Konsulterande projektledare

En av de första nyckelpersonerna inför en kontorsflytt är en extern projektledare, i regel en person från ett särskilt projektledningsföretag. Projektledaren är ytterst ansvarig för projektet och har ansvar för att sätta upp en plan och strategi för själva flytten – så att allting sker i rätt tid och i rätt ordning. Dennes uppgift kan vara allt från att hitta lämpliga nya lokaler och leverantörer till att inreda och sätta upp rutiner för det nya kontoret – en konsult genom hela flytten, helt enkelt. Du som är internt ansvarig arbetar tätt med projektledaren från start till mål.

Referensgrupp

En referensgrupp är viktig i början av en kontorsflytt, för att direkt få koll på vilka specifika önskemål som olika avdelningar har. Här bör flera olika positioner vara inblandade, och det är ofta många viljor att ta hänsyn till. Tvärtom mot vad du kanske tror är det faktiskt bra att involvera de personer som är kritiska, och har mycket åsikter kring kontorsflytten! Att få med sig ett gäng eldsjälar redan i planeringsstadiet kommer ni ha nytta av under hela processen. I en referensgrupp bör du prioritera att ha med någon som är insatt i er miljöpolicy och någon som har stenkoll på budgeten – annars är det lätt att sväva iväg i någon riktning som inte fungerar i enlighet med företagets förutsättningar.

Kom ihåg att referensgruppen även ska representera verksamhetens bredd, och påminn resten av företaget om att dessa ska se till att allas röster bli hörda i frågan.

Obs! Håll ledningen utanför – de behöver bara ge sitt OK

Ledningen behöver inte vara involverad i kontorsflytten mer än nödvändigt – huvudsaken är att de är medvetna om vad som händer och har givit sitt okej. Många Office Managers dessutom sitter med i ledningsgruppen, så det räcker vanligen. Checklista för kontorsflytten - före under och efter

Arkitekter och byggledare

Andra nyckelpersoner som är viktiga att ha med under flyttprojektet är den externa kompetens som ni förmodligen inte besitter internt. Projektet behöver sannolikt både hjälp av byggledare, arkitekter, inredare och leverantörer av olika slag. Er konsulterande projektledare håller kontakten med samtliga, men det är också värdefullt för dig som Office Manager att ha koll på vilka personer som är inblandade i processens olika delar. Till en början kanske fokus ligger på att hitta en klimatsmart byggnad, och därefter är det dragning av el, vatten och avlopp eller planering av väggar som är prioriterat.

Externa leverantörer och partners

Under processens gång är det också viktigt att ha med sig externa leverantörer och partners som är experter på sin sak – oavsett om det handlar om IT, kontorsmaterial, kaffe eller blommor eller städning. De kan ge synpunkter och insikter på exempelvis var maskiner bör placeras för att flödet i lokalerna ska fungera på bästa sätt eller hur era leveranser bör struktureras framöver. Genom att involvera externa leverantörer tidigt i kontorsflytten sparar du både tid och pengar på att slippa behöva korrigera misstag i efterhand – i värsta fall när ni redan är inflyttade.

Tips: Dags för flyttstädning? Kolla in vår checklista!

Glöm inte: det är du som fattar besluten!

Som Office Manager är det i slutändan du som sitter på pengapåsen. Alla beslut fattas av dig och ditt team – projektledaren är bara en vägledare som kommer med råd och rekommendationer. Till syvende och sist är du ansvarig för helheten och hur flytten faktiskt kommer att bli!

Make us smile - dela detta inlägg:

Fler inlägg