När alla ses på kontoret varje dag är det enkelt att styra upp ett snabbt möte, men när hela kontoret arbetar remote ställs man inför nya utmaningar. Här tipsar vi därför om hur man stärker internkommunikationen på distans, samt olika digitala verktyg som kommer att underlätta er nya vardag.
Tips för bättre kommunikation i video- eller telefonmöten
Kameran på!
Om ni har videomöten är det mycket trevligare om ni kan se varandra. Med tanke på situationen många företag befinner sig i just nu kan det vara mer uppfriskande än någonsin med ett skrikande barn i bakgrunden eller en katt som beslutar sig att placera sig mitt på din kollegas dator – framför kameran.
Inled med en laget-runt
Vi hanterar alla distansarbete olika. Vissa trivs med att kunna arbeta i soffan i pyjamas medan andra snabbt klättrar på väggarna. Börja era möten med att fråga hur alla har det och avsätt en liten stund till att låta alla få komma till tals så att de känner sig hörda.
Inför (fler) fasta möten
Ni kanske är vana vid att alltid ha måndagsmöte 09:00? Se då till att ha det även under distansarbete. Då rutiner lätt kan försvinna när man arbetar hemifrån är det ännu viktigare att dina kollegor behåller några fasta punkter i sin vardag.
Ett tips är att förutom att ha ett måndagsmöte som kickstartar veckan, även föreslå att ni inför ett fredagsmöte. Där kan alla få diskutera veckan som gått och peppa varandra baserat på vad teamen åstadkommit under veckan.
Läs mer om hur du som office manager kan bevara företagskulturen på distans!
Håll kontakten med smarta kommunikationsverktyg
Videokonferenser
De företag som använder Microsoft Teams har antagligen redan sin internkommunikation på det torra. För er som inte använder Windows är Google Hangouts, Skype och Zoom gratisverktyg där ni kan hålla videokonferenser med nästan hur många som helst. Inte bara kan ni snacka med varandra – ni kan även se varandra, vilket är välbehövligt i tider som dessa. Fler av videokonferensalternativen idag tillåter även att ni spelar in samtalen vilket är en värdefull funktion för många.
Chatta
På många företag fungerar mailen även som ett chattverktyg, men det kan vara skönt att separera mail från chatt och låta mailen röra kundrelaterade frågor och chatten mer få fungera som stärkande internkommunikation.
I en chatt bör kollegor få utrymme att snicksnacka om sin dag, tipsa varandra om en ny skräckserie eller dela en rolig meme. För er som inte använder exempelvis Teams är populära chattverktyg Slack och Fleep.
Fildelning
Det kommer med största sannolikhet att finnas tillfällen när ni behöver dela med er av större filer. Ett bra val om ni vill kunna samarbeta online och direkt kommentera och ändra i varandras filer är Google Drive. Andra bra alternativ är Dropbox, WeTransfer eller Sprend.
Brainstorming och mindmapping
Brukar ni brainstorma på kontoret och är därmed vana vid att dela med er av tankar och idéer på en gemensam whiteboard? Det finns program som tillåter er att brainstorma på en digital whiteboard. Programmen är idag molnbaserade så ni kan samarbeta fritt oavsett vart i världen ni befinner er. Några exempel på program som detta är MindGenius, Miro och Mural.
