Vid en kontorsflytt är det många stora bitar som ska falla på plats. Nya avtal ska tecknas, möbler ska beställas och planritningen ska ritas upp, och allt från arkitekt till byggledare ska in med sin expertis. Men det finns faktiskt några små detaljer du som Office Manager inte bör glömma i all hast. Här är våra bästa tips!
Håll medarbetarna uppdaterade från start
Ingen tycker om att hållas utanför ett viktigt beslut – framför allt inte när det kan innebära nya resvägar, längre att åka till jobbet, eller en allmänt besvärligare vardag under en period. Håll dina medarbetare uppdaterade kring vad som sker i flyttfrågan och informera om hur allting utvecklar sig, steg för steg. Att få inblick i processen lugnar eventuellt stressade och oroliga kollegor, och ger dem möjlighet att förbereda sig för vad som komma skall. Det viktigaste ett företag har är ju sina medarbetare, och är det något som måste prioriteras under en kontorsflytt så är det människorna!
Uppdatera företagsadressen och kommunicera flytten utåt
En liten men högst viktig detalj mitt i flyttstöket är att uppdatera er företagsadress. Även om ni bara flyttar till andra sidan kvarteret behöver den nya adressen kommuniceras på flera håll (och inte bara till städfirman). Era visitkort, kuvert och annat tryckt material behöver ha nya adressen på plats – och glöm inte att även uppdatera er webbplats och LinkedIn-profil. Passa även gärna på att berätta om flytten i sociala medier. Genom att publicera bilder, både på processen och det färdiga resultatet, låter ni era följare (och potentiella nya kunder) hänga med på resan – något som alltid uppskattas och bidrar till företagets personlighet. 
Gör inflyttningsdagen till något kul
När flyttplaneringen har pågått i flera månader och den hektiska flyttveckan äntligen är över är det dags för belöningen – inflyttningsfest! Passa på att göra någonting roligt av denna stora dag så att hela företaget verkligen känner sig välkomnade till sitt nya kontor. Bjud på storslagen fika, ha skattjakt i de nya lokalerna, hyr in en barista – låt dagen bli till ett litet event. En välkommen-till-jobbet-goodiebag och en tipspromenad lättar upp vilken flyttstress som helst.
Fixa kartor till medarbetare och leverantörer
För att undvika vilsna kollegor i trapphuset och onödiga omvägar i de nya (främmande) lokalerna är ett supertips även att se till att ha kartor redo vid inflyttningen. Dela ut dem redan i dörren – och varför inte även fixa en digital variant som alltid kan finnas på en interaktiv skärm i entrén? Då missar ingen var toaletterna finns, och alla hittar rätt konferensrum i tid för sina möten. Dessutom kan en uppdaterad och tydligt utmarkerad karta underlätta även för era leverantörer som nu fått helt andra dörrar in och ytor att hitta rätt på i era lokaler.
Sist (men inte minst) – glöm inte kaffet!
En sista viktig detalj du inte får glömma under en kontorsflytt är att ALLTID se till att det finns kaffe. Er leverantör kommer troligtvis att flytta och installera kaffemaskinerna på den nya adressen flera dagar innan ni flyttar alla medarbetare – och då är det viktigt att säkra upp med en eller ett par kaffebryggare på det gamla kontoret under tiden. Med kaffet flödande så hålls energin och humöret på en stadigare nivå!
Att ha koll på de små detaljerna är bra, men för att flytten av kontoret ska flyta så smidigt som möjligt är det framför allt viktigt att du börjar i rätt ände. I guiden Checklista för kontorsflytten – före, under och efter hittar du alla viktiga delar för en lyckad kontorsflytt, från start till mål.
