Att genomföra en kontorsflytt tar ofta ganska lång tid och kräver mycket planering och förberedelser för att alla bitar ska falla på plats. I det här blogginlägget listar vi 5 viktiga saker du måste tänka lite extra på när ni ska flytta kontoret.
1. Ha god framförhållning
Att ha god framförhållning är viktigt för att lyckas med alla stora projekt – inte minst en kontorsflytt. God framförhållning gäller inte bara för beställning av nya möbler eller larm, utan det krävs också tid för medarbetarna att mentalt förbereda sig, och för företagets olika leverantörer att komma in i tid och kika på vad som behövs på det nya kontoret i form av el, vatten, placering av skåp och avlopp till exempel.
2. Uppdatera avtal och löpande leveranser
Glöm heller inte bort alla avtal och löpande leveranser som präglar ditt företag dagligen. Fasta telefonabonnemang, bredband och nätverk, servrar och larm- och låssystem – allt och mer därtill kommer att behöva förnyas och/eller installeras i era nya lokaler. Säkert har ni även löpande leveranser av frukt, kontorsvaror och annat förbrukningsmaterial flera gånger per vecka. Garanterat hyr ni även skrivare och kaffemaskiner som i kanske vill passa på att se över och eventuellt byta ut om behoven förändras i de nya lokalerna? Granska avtalen i god tid.
3. Någonting kommer garanterat att gå fel – men oroa dig inte!
Redan från första början är det viktigt att kalkylera för eventuella förseningar eftersom det finns många ställen längs vägen där det kan gå snett. Det är lika bra att du inser från början att det garanterat kommer att bli fel någonstans. Förlika dig med tanken att vissa saker kommer att bli försenade, levereras i fel färg eller visa sig vara i helt fel storlek – så kommer det inte att bli en lika hård smäll när det väl inträffar. Det är sådant som händer vid en flytt!
4. Ha gott om tid (och arbetskraft) för själva flytten
Precis lika viktigt som att ha en tydlig planering är att låta själva flytten få ta tid. Avsätt tid för leverans av nya möbler, inventarier och maskiner – och se till att inte planera in alltihop på samma dag, det bäddar för kaos! Ett litet men smart tips för att få saker att flyta smidigt är att organisera “slot-tider” i hissen – så underlättar du enormt för logistiken och slipper ha hantverkare och leverantörer som måste stå och vänta på varandra. Fokusera också på att själv alltid vara tillgänglig, och att ni är ordentligt bemannade vid flytten. Se till att nyttja dina leverantörer första veckan i nya kontoret – ha gärna någon på plats som kan hjälpa till att svara på frågor om eventuella nya maskiner, till exempel. Då finns det också ett par extra armar som kan hugga tag där det behövs.
5. Acceptera att saker kan bli annorlunda än vad du tänkt dig
Även om du har haft bra hjälp utifrån, en minutiös planerad tidsplan och bra organisation genom hela processen så är det viktigt att också förbereda sig på att allting aldrig kommer att vara helt klart på inflyttningsdatum. Något eluttag kanske inte fungerar, eller så har den där babyblå fåtöljen inte hunnit komma tillbaka i sin rätta nyans ännu. Istället för att vara missnöjd med det som inte fungerar, acceptera situationen, och ta det med en klackspark! I det stora hela kommer inte många av kollegorna att tänka på det överhuvudtaget. För dem finns det så otroligt många andra saker att ta in den där första veckan. Det bästa du kan göra under tiden är att använda kreativiteten för att komma på någon provisorisk lösning. Vissa saker kommer att bli lite annorlunda än du tänkt från början – men det är helt okej.
Vill du ha fler tips kring vad du måste tänka på när det är dags att byta kontor? Ladda då ner vår guide Checklista inför kontorsflytt – före, under och efter och ta del av alla våra smarta råd kring hur du (med lite hjälp utifrån) på bästa sätt genomför en kontorsflytt!
